改革開放以來(lái)，隨著國(guó)際貿(mào)易和國(guó)際運(yùn)輸?shù)牟粩喟l(fā)展，公共倉(cāng)庫(kù)在港口、城市的不斷建立，國(guó)際貨運(yùn)行業(yè)得到了迅速的發(fā)展，在擴(kuò)大對(duì)外貿(mào)易、吸引外資、擴(kuò)大就業(yè)、促進(jìn)第三方物流發(fā)展等方面發(fā)揮了重要作用。當(dāng)前，隨著“一帶一路”戰(zhàn)略的實(shí)施和跨境電子商務(wù)的蓬勃發(fā)展，國(guó)際貨運(yùn)的發(fā)展也進(jìn)入了新的篇章。本文的主角：海德（廣州）國(guó)際物流集團(tuán)有限公司，就是見證國(guó)際貨運(yùn)蓬勃發(fā)展的親歷者。
海德（廣州）國(guó)際物流集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱海德國(guó)際物流）成立于2008年，是一家涵蓋電商服務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)、整車、FBA、海外倉(cāng)、公路、鐵路、金融、冷鏈、代理報(bào)關(guān)報(bào)檢、貿(mào)易、國(guó)際快件，國(guó)際集裝箱運(yùn)輸，拖車報(bào)關(guān)等業(yè)務(wù)的大型現(xiàn)代綜合物流企業(yè)。
海德國(guó)際物流總部設(shè)在廣州，先后在深圳、廈門、寧波、上海、青島、武漢、韶關(guān)、湛江、佛山、聊城、重慶、墨西哥、哥倫比亞等地設(shè)立了13家分公司及辦事處，建立起覆蓋中國(guó)、遍及全球主要經(jīng)濟(jì)區(qū)域的代理及服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。
經(jīng)過(guò)多年的運(yùn)營(yíng)實(shí)踐，培養(yǎng)并具備了綜合物流所必需的全程方案設(shè)計(jì)、組織、協(xié)調(diào)和管理能力，海德國(guó)際物流在行業(yè)中名聲鵲起，成為中國(guó)具有領(lǐng)先地位的大型綜合物流服務(wù)供應(yīng)商。
業(yè)務(wù)高速發(fā)展，需要?jiǎng)?chuàng)新管理做強(qiáng)力后盾
時(shí)勢(shì)造英雄，乘著跨境電商和國(guó)際貨運(yùn)蓬勃發(fā)展的東風(fēng)，海德國(guó)際物流的業(yè)務(wù)也得到飛速的發(fā)展，因此企業(yè)管理上急需進(jìn)行數(shù)字化變革，為經(jīng)營(yíng)發(fā)展再注入數(shù)字化技術(shù)的力量，首當(dāng)其沖要改變的就是傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式，而海德國(guó)際物流面臨這些財(cái)務(wù)管理痛點(diǎn)：
1、海德國(guó)際物流的財(cái)務(wù)工作存在著一些效率不高的場(chǎng)景，費(fèi)控目標(biāo)的制定與執(zhí)行大部分采用的是傳統(tǒng)手工方式。海德國(guó)際物流分子公司眾多，一方面預(yù)算目標(biāo)從制定、下達(dá)，到歸集、分析過(guò)程中，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)表格量很大，一旦分子公司對(duì)預(yù)算做出修改，極容易導(dǎo)致版本眾多而追溯困難的局面。另一方面對(duì)于財(cái)務(wù)來(lái)說(shuō)，復(fù)核工作也占用了大量的精力和時(shí)間，非常多的重復(fù)性瑣碎工作，幸福感很低且沒有精力深入業(yè)務(wù)，進(jìn)行經(jīng)營(yíng)分析和輔助決策。
2、使用傳統(tǒng)的報(bào)銷模式，沒有移動(dòng)辦公。作為成立多年的國(guó)際物流服務(wù)企業(yè)，海德國(guó)際物流公司組織架構(gòu)復(fù)雜，管理層管理的部門不同方式不同，常出現(xiàn)一些報(bào)銷的特殊情況，有問題時(shí)找到對(duì)應(yīng)人比較麻煩，傳統(tǒng)報(bào)銷流程復(fù)雜常出現(xiàn)紕漏，審批協(xié)作低效。
3、由于國(guó)際貨運(yùn)行業(yè)特性，企業(yè)內(nèi)部人員流動(dòng)性強(qiáng)，傳統(tǒng)手工制定的預(yù)算費(fèi)用很難落地，特別是現(xiàn)階段固定部門的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，一旦涉及部門人員離職，編制變動(dòng)，員工進(jìn)行報(bào)銷選擇費(fèi)用分?jǐn)偟臅r(shí)候，就遇到問題，無(wú)法按照不固定比例填寫，不能滿足業(yè)務(wù)場(chǎng)景需求，員工不好報(bào)銷，財(cái)務(wù)不好做賬。
有成財(cái)務(wù)高效滿足復(fù)雜場(chǎng)景下的費(fèi)控預(yù)算需求
|系統(tǒng)的預(yù)算費(fèi)控管理
上有成財(cái)務(wù)系統(tǒng)之前，海德國(guó)際物流是通過(guò)開預(yù)算會(huì)議決策預(yù)算，會(huì)上確定差旅費(fèi)總額，以傳統(tǒng)形式（如表格）記錄，然后給到二級(jí)部門，再由二級(jí)部門的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)細(xì)分到業(yè)務(wù)上做落地，存在效率低復(fù)核工作量大，一旦出現(xiàn)修改就很難追溯等問題。
現(xiàn)在通過(guò)有成財(cái)務(wù)，可以制定全年預(yù)算計(jì)劃，讓預(yù)算管理在每月甚至每天的執(zhí)行中進(jìn)行滾動(dòng)對(duì)照，各分公司、職能部門相互監(jiān)督，讓線下的業(yè)務(wù)推進(jìn)通過(guò)線上預(yù)算管理信息系統(tǒng)得到有效整合，大大推進(jìn)企業(yè)的運(yùn)行效率和效益。
有成財(cái)務(wù)預(yù)算費(fèi)用管理
與大多數(shù)企業(yè)一樣，海德國(guó)際物流也針對(duì)不同事業(yè)部、業(yè)務(wù)設(shè)置不同的差旅標(biāo)準(zhǔn)，之前只能設(shè)置到一、二、三線城市有區(qū)別，現(xiàn)在通過(guò)大數(shù)據(jù)的整合分析，可以根據(jù)不同城市制定出更加精準(zhǔn)合理的差旅標(biāo)準(zhǔn)。
例如，有很多旅游型小城市有淡旺季區(qū)別，淡季時(shí)一百元即可，而旺季時(shí)可能四五百都找不到酒店?，F(xiàn)在，通過(guò)有成財(cái)務(wù)的多維大數(shù)據(jù)分析，能實(shí)時(shí)調(diào)整員工差旅標(biāo)準(zhǔn)，更好地服務(wù)業(yè)務(wù)。
同時(shí)有成財(cái)務(wù)還為海德國(guó)際物流定制了不固定比例的費(fèi)用分?jǐn)偣δ?，單?jù)分?jǐn)偙壤С肿远x設(shè)置，后續(xù)單據(jù)可以自動(dòng)延用，更便于員工報(bào)銷和財(cái)務(wù)做賬。
分?jǐn)傇O(shè)置，支持自定義分?jǐn)偙壤?/span>
||移動(dòng)報(bào)銷協(xié)同審批
過(guò)去海德國(guó)際物流采用的是相對(duì)傳統(tǒng)的報(bào)銷方式，大都采用線下紙質(zhì)報(bào)銷，員工手寫報(bào)銷單錯(cuò)誤率高，效率低，如企業(yè)員工需要很多的時(shí)間成本來(lái)郵寄報(bào)銷單、發(fā)票，這樣便捷程度和安全性都非常低。而且財(cái)務(wù)人員需要手動(dòng)查驗(yàn)每一張票據(jù)，包括：發(fā)票單位名稱、稅號(hào)是否有錯(cuò)字或者漏字、票面是否蓋有發(fā)票章等票據(jù)信息，占用大量財(cái)務(wù)人力，工作繁瑣且效率低，發(fā)票重復(fù)報(bào)銷核實(shí)工作難度大。
現(xiàn)在，有成財(cái)務(wù)幫助海德國(guó)際物流實(shí)現(xiàn)線上+移動(dòng)報(bào)銷模式，只需要手機(jī)就能隨時(shí)隨地申請(qǐng)、建單據(jù)，添加消費(fèi)明細(xì)，過(guò)程中還可以引入單據(jù)，上傳發(fā)票，對(duì)發(fā)票信息進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，即可快速完成報(bào)銷。
這樣非但能使員工手工填寫的概率錯(cuò)誤率降低，準(zhǔn)確度上升，還能減少報(bào)銷流程，使得安全性、便捷度得到提升。另外在審批環(huán)節(jié)，線上+移動(dòng)報(bào)銷模式可將待辦事項(xiàng)直接推送到相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)面前，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，也可在指定節(jié)點(diǎn)將單據(jù)退回，大大提升審批效率，而且再也不用擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)出差、開會(huì)導(dǎo)致無(wú)法審批。
對(duì)于管理層來(lái)說(shuō)，智能審批在員工提報(bào)銷單以后系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行多維度預(yù)算及費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的檢查與管控，按個(gè)人、部門、客戶、項(xiàng)目、合同、合規(guī)性等多維度展現(xiàn)，并提供費(fèi)用明細(xì)以及合規(guī)檢查項(xiàng)的狀態(tài)提示預(yù)警，防范費(fèi)用超支的風(fēng)險(xiǎn)，輔助決策審批。
|||對(duì)接金蝶K3云星空，自動(dòng)生
有成財(cái)務(wù)開放標(biāo)準(zhǔn)接口可對(duì)接主流財(cái)務(wù)軟件，可與財(cái)務(wù)多系統(tǒng)互聯(lián)互通。海德國(guó)際物流，通過(guò)有成財(cái)務(wù)對(duì)接金蝶K3云星空，提前配置單據(jù)規(guī)則，在報(bào)銷單、借款單等單據(jù)完成后，在系統(tǒng)里自動(dòng)生成憑證，可以直推送金蝶云星空，財(cái)務(wù)人員?需重復(fù)錄???制單，大大減輕手工勞動(dòng)，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)報(bào)銷與財(cái)務(wù)多系統(tǒng)互通。
系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證
||||OCR識(shí)票，發(fā)票高效查重驗(yàn)真
OCR識(shí)票功能是有成財(cái)務(wù)非常好用的一個(gè)功能，海德國(guó)際物流通過(guò)OCR識(shí)票進(jìn)行發(fā)票的查重驗(yàn)真，報(bào)銷時(shí)間節(jié)約50% +。
作為紙質(zhì)單據(jù)數(shù)字化的利器——OCR智能識(shí)票功能，只需一部手機(jī)，就可完成票據(jù)的OCR自動(dòng)識(shí)別錄入、自動(dòng)填單、領(lǐng)導(dǎo)線上審批，生成憑證的同時(shí)還可將票據(jù)歸檔，整個(gè)業(yè)務(wù)流程高度自動(dòng)化。對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，通過(guò)手機(jī)掃一掃或拍照，就能自動(dòng)識(shí)別機(jī)票、火車票等全票種票據(jù)信息，并可精準(zhǔn)識(shí)別發(fā)票中全部字段的文字內(nèi)容，自動(dòng)化錄入系統(tǒng)，生成費(fèi)用明細(xì)。員工再也不用手動(dòng)填寫審批單據(jù)，大幅提升報(bào)銷體驗(yàn)。
對(duì)于財(cái)務(wù)來(lái)說(shuō)，OCR智能識(shí)票功能可以自動(dòng)提取出目標(biāo)圖像中的所有票據(jù)，進(jìn)一步根據(jù)票據(jù)特征，自動(dòng)判別票據(jù)類型，協(xié)助財(cái)務(wù)人員快速完成發(fā)票的去偽、防重、價(jià)稅分離等工作，包括：費(fèi)用明細(xì)金額大于發(fā)票金額提醒；針對(duì)增值稅發(fā)票校驗(yàn)發(fā)票章，費(fèi)用明細(xì)稅率與票面不一致提醒等。
未來(lái)有成財(cái)務(wù)將繼續(xù)借助數(shù)字化技術(shù)，以降本增效為目標(biāo)，打造一站式業(yè)財(cái)管理系統(tǒng)，打通費(fèi)用管理全流程，幫助更多企業(yè)價(jià)值最大化夯實(shí)精益管理。幫企業(yè)省錢，幫財(cái)務(wù)省時(shí)，幫員工省事。
廉正舉報(bào)：
