都說“開會(huì)是個(gè)技術(shù)活”,我們利用不同的會(huì)議,展開多方位的溝通來推動(dòng)項(xiàng)目的進(jìn)展。不可否認(rèn)的,會(huì)議是個(gè)強(qiáng)大的工具,也占用了不少工作時(shí)間,然而現(xiàn)在大家都普遍存在著這樣的困惑:
·不知道為什么就被拉了會(huì)?
·為什么會(huì)議還不開始?還有多少人沒到場(chǎng)?
·開會(huì)時(shí)聊了這么多,怎么感覺還是跟沒開一樣?
那么如何組織高效并有成果的會(huì)議呢?江西中浩建設(shè)工程有限公司就正在與有成會(huì)議合作來搭建自己的會(huì)議室管理系統(tǒng),接下來就從會(huì)前-會(huì)中-會(huì)后三步解析有成會(huì)議實(shí)現(xiàn)會(huì)議室搞笑管理的秘訣。
企業(yè)簡(jiǎn)介:
江西中浩建設(shè)工程有限公司成立于2011年,注冊(cè)資金1億元,在全國(guó)開設(shè)分支機(jī)構(gòu)十余個(gè),業(yè)務(wù)遍布多個(gè)省、市、自治區(qū),被住建部授予建筑工程施工總承包壹級(jí)資質(zhì)、市政公用工程總承包壹級(jí)資質(zhì),還具有消防設(shè)施專業(yè)承包壹級(jí)資質(zhì),機(jī)電工程、消防設(shè)施、環(huán)保工程、建筑幕墻、公路工程、水利水電等多項(xiàng)資質(zhì)。
1、會(huì)前—組織預(yù)約會(huì)議
如何高效的組織一場(chǎng)會(huì)議?作為組織者需要根據(jù)會(huì)議的時(shí)間、性質(zhì)、內(nèi)容和預(yù)定會(huì)議室規(guī)模來擬定方案。
有成會(huì)議打破傳統(tǒng)紙質(zhì)預(yù)約、口頭預(yù)約會(huì)議室,中浩的員工現(xiàn)在只要根據(jù)條件查找會(huì)議室并在線發(fā)起預(yù)約,根據(jù)釘釘組織架構(gòu)選擇各部門的參會(huì)人員,會(huì)議通知發(fā)起一步到位。像是一些項(xiàng)目會(huì)議需要用到大型會(huì)議室,必須通過行政經(jīng)理審批的。只需正常預(yù)定會(huì)議室,系統(tǒng)將自動(dòng)提單審批流程,釘釘消息同步給領(lǐng)導(dǎo)審批,有效提升辦公效率,使繁雜的會(huì)議事務(wù)變得智能化。
2、會(huì)中—會(huì)議紀(jì)律把控
對(duì)于中浩建設(shè)這樣的建筑企業(yè),一般業(yè)務(wù)部門的會(huì)議都會(huì)面臨參會(huì)人數(shù)多、跨部門等情況,如果使用以往的紙質(zhì)簽到會(huì)浪費(fèi)大量的等待時(shí)間,而且無法實(shí)時(shí)確認(rèn)到會(huì)情況,也難以進(jìn)行會(huì)后統(tǒng)計(jì)。而選用有成會(huì)議多樣化簽到功能,不僅支持最普遍的二維碼簽到外,還可設(shè)置動(dòng)態(tài)二維碼,防止代簽作弊等現(xiàn)象。后臺(tái)還能實(shí)時(shí)查看簽到情況,對(duì)未簽到的參會(huì)人發(fā)起ding通知提醒參會(huì),會(huì)后直接導(dǎo)出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)便于保存分析。
3、會(huì)后—會(huì)議結(jié)果跟進(jìn)
會(huì)議的目的是為了得到產(chǎn)出結(jié)果,跟進(jìn)會(huì)議任務(wù)產(chǎn)出是管理者/發(fā)起人最頭疼的問題。有成會(huì)議可以通過后臺(tái)直接上傳會(huì)議紀(jì)要,每個(gè)參會(huì)人員可以自行下載查閱,無需手動(dòng)記錄。會(huì)議發(fā)起人可在會(huì)后布置會(huì)議任務(wù),未完成的任務(wù)可直接ding提醒負(fù)責(zé)人,這樣有利于會(huì)議總結(jié)、產(chǎn)出,提升會(huì)議的質(zhì)量。
使用有成會(huì)議能助力企業(yè)搭建自己的會(huì)議室管理系統(tǒng),改善企業(yè)會(huì)議室管理難的問題,實(shí)現(xiàn)會(huì)議辦公高效有序的進(jìn)行。